Palaverit
Palaveri ei veny agendan takia
Jokainen tiimi tietää että palaveri venyy. Harva tietää missä kohtaa. Kun sen mittaa, vastaus on lähes aina sama — ja se on korjattavissa yhdellä säännöllä.
Kysy keneltä tahansa, miksi viikkopalaveri venyy, ja saat vastaukseksi että agenda on liian täysi. Kun ajastat osiot ja katsot lukuja kuuden viikon jälkeen, agenda ei ole se kohta. Ylitys syntyy lähes aina ongelmanratkaisussa, ja se syntyy tavalla joka näyttää päinvastaiselta kuin mitä se on.
Kolmekymmentä minuuttia, yksi aihe
Tyypillinen kaava on tämä: ongelmanratkaisuun on varattu kolmekymmentä minuuttia ja listalla on kahdeksan asiaa. Ensimmäinen aihe vie kaksikymmentäviisi minuuttia. Loput seitsemän siirtyvät ensi viikkoon, jolloin niitä on viisitoista.
Se ensimmäinen aihe ei ollut tärkein. Se oli ensimmäinen. Listaa käydään ylhäältä alas, ja lista on kirjattu siinä järjestyksessä missä asiat tulivat mieleen — eli järjestyksessä joka ei korreloi tärkeyden kanssa millään tavalla.
Priorisointi vie kolme minuuttia
Korjaus on tylsä: ennen kuin ensimmäistäkään aihetta käsitellään, tiimi päättää järjestyksen. Nimetön äänestys kestää kolme minuuttia ja se poistaa aseman vaikutuksen — muuten järjestyksen määrää se, kuka puhuu kovimmalla äänellä tai istuu lähimpänä johtajaa.
Kolme minuuttia priorisointiin tarkoittaa, että jäljellä on kaksikymmentäseitsemän minuuttia. Se on vähemmän aikaa kuin ennen. Silti käsiteltyjen asioiden määrä nousee, koska kaksikymmentäviisi minuuttia ei enää mene aiheeseen jota kukaan ei valinnut.
Ratkaisuprosentti, ei käsiteltyjen määrä
Palaverin oikea mittari ei ole kuinka monta asiaa käsiteltiin vaan kuinka moni ratkesi. Kymmenen asian läpikäynti tunnissa tarkoittaa, että ne todettiin. Kolme ratkaistua asiaa on parempi tulos, ja ero näkyy seuraavan viikon listan pituudessa.
Ratkaistu tarkoittaa tässä yhtä asiaa: joku on tekemässä jotain, ja sillä on määräpäivä. Jos keskustelu päättyy yhteisymmärrykseen mutta ei tehtävään, asia palaa listalle kolmen viikon kuluttua ja kukaan ei muista miksi.
Mitä ylitys oikeasti kertoo
Jos sama osio ylittyy joka viikko, kyse ei ole ajanhallinnasta vaan siitä että listalle päätyy vääriä asioita. Aihe, joka vaatii kaksikymmentäviisi minuuttia, ei ole viikkopalaverin asia — se on kvartaalitavoite tai erillinen istunto, ja se pitäisi siirtää sinne heti eikä kolmannella viikolla.
Tämän huomaa vain historiasta. Palaverin sisältä katsottuna jokainen ylitys näyttää poikkeukselta, jolla on hyvä syy. Kuuden viikon sarjana ne näyttävät kaavalta.
Ajasta osiot kuuden viikon ajan äläkä muuta mitään. Katso sitten mikä osio ylittyy ja kuinka usein. Vastaus kertoo mitä listalle päätyy — ei sitä, kuinka hyvin osaatte pitää palavereita.
Liittyvät työkalut
Viikkopulssi
Viikkopulssi on ajastettu agenda, joka vie tiimin samaa reittiä joka viikko: signaalit, mittaristo, tavoitteet, tehtävät ja asiat. Tehtävät syntyvät keskustelussa, ja yhteenveto lähtee itsestään.
Tutustu työkaluunAsiat ja SDR
Asialista on paikka, johon kaikki kirjataan: este, idea, mahdollisuus tai kysymys. Palaverissa ne priorisoidaan ja ratkaistaan kolmen askeleen kautta — ja ratkaisusta syntyy tehtävä.
Tutustu työkaluunNeljä paikkaa kvartaalissa
Otamme neljä yritystä kvartaalissa. Hakemus vie kymmenen minuuttia, ja vastaamme kahden arkipäivän kuluessa — myös kielteisesti, jos arvioimme ettei tämä sovi teille.