Asiat ja SDR
Nosta esiin, keskustele, ratkaise
Asialista on paikka, johon kaikki kirjataan: este, idea, mahdollisuus tai kysymys. Palaverissa ne priorisoidaan ja ratkaistaan kolmen askeleen kautta — ja ratkaisusta syntyy tehtävä.
Ratkaisemattomat asiat ovat organisaation kallein varasto. Ne eivät katoa, ne vain siirtyvät käytäväkeskusteluihin. Asialista tekee niistä näkyviä ja ratkaistavia. Kolmen askeleen menetelmä — nosta esiin, keskustele, ratkaise — on tarkoituksella epäsymmetrinen: ensimmäinen askel on lyhyt, toinen on lyhyempi kuin luulisi, ja kolmas on se, jossa syntyy nimi ja päivämäärä. Ilman kolmatta askelta palaveri on ollut keskustelukerho.
Ongelma
Mikä menee pieleen ilman tätä
Asiat ratkaistaan käytävällä
Kaksi ihmistä sopii jotain, muut kuulevat siitä kuukauden päästä ja päätös perutaan.
Keskustelu ei pääty ratkaisuun
Neljäkymmentä minuuttia hyvää keskustelua, ei yhtään nimeä eikä päivämäärää.
Sama asia palaa kuukausittain
Oiretta hoidetaan uudelleen ja uudelleen, koska juurisyytä ei ole koskaan nimetty.
Käytännössä
Mitä tästä seuraa
Mitä muuttuu ensimmäisenä
Ensimmäinen muutos tapahtuu palaverin ulkopuolella. Kun asian voi kirjata sillä hetkellä kun se tulee mieleen — myös keskellä yötä — se ei enää katoa siihen väliin, jossa ihminen aikoo muistaa sen keskiviikkoon asti. Tämä kuulostaa vähäpätöiseltä, mutta se muuttaa palaverin sisällön: listalle päätyvät ne asiat, jotka oikeasti häiritsevät ihmisiä, eivätkä vain ne, jotka joku sattui muistamaan viisi minuuttia ennen alkua.
Mitä näet kvartaalin jälkeen
Kvartaalin jälkeen näkyvissä on kaksi lukua, joita kannattaa katsoa yhdessä: ratkaisuprosentti ja toistumisprosentti. Korkea ratkaisuprosentti ei tarkoita mitään, jos samat aiheet palaavat listalle kuuden viikon välein — se tarkoittaa, että käsittelette oireita. Työkalu tunnistaa toistuvat aiheet ja merkitsee ne, koska juurisyy ei löydy palaverista käsin vaan historiaa katsomalla.
Mitä saat
Näin se toimii
Priorisoi asiat
Lista, jota ei ole priorisoitu, käsitellään ylhäältä alas, ja tärkein asia jää viimeiseksi koska se kirjattiin viimeisenä. Priorisointi on kolmen minuutin työ, joka ratkaisee mihin tunti käytetään.
Lisää keskustelunaiheita
Klikkaa mitä tahansa tehtävää, tavoitetta tai välietappia ja luo siitä asia, jotta siitä voidaan puhua seuraavassa tiimipalaverissa — yhteys alkuperäiseen kohteeseen säilyy, joten kontekstia ei tarvitse selittää uudelleen.
Agendalle
Luo asioita sitä mukaa kun ne tulevat mieleen viikon aikana tai kesken palaverin, ja käsittele ne viikkopalaverin ongelmanratkaisuosiossa, jossa niille on varattu aikaa.
Ratkaise asiat nopeammin
Käsittele kiireellisimmät ja aikakriittisimmät aiheet ensin. Kirjaa muistiinpanot jokaiseen asiaan ja pilko ne toimenpiteiksi, jotta keskustelu päättyy päätökseen eikä yhteenvetoon.
Äänestys, ei äänekkäin
Tämä ei ole alkuperäisessä kaikissa paketeissa. Tiimi voi äänestää käsittelyjärjestyksen nimettömästi, jolloin järjestys ei määräydy sen mukaan, kuka puhuu kovimmalla äänellä tai istuu lähimpänä johtajaa.
Mene asiaan
Ongelmanratkaisu epäonnistuu useimmiten siihen, ettei erotella sitä mikä on ratkaistava nyt siitä mikä on ratkaistava joskus. Tämä osa tekee eron näkyväksi ja pitää sen yllä.
Etsi ratkaisuja
Käykää viikon asiat läpi tiimipalaverissa yhdessä, jotta päädytte todellisiin ratkaisuihin ja seuraaviin askeliin — ei siihen, että aihe todettiin ja siirryttiin eteenpäin.
Pidä se mielessä
Päättäkää, onko kyseessä lyhyen vai pitkän aikavälin asia. Käsitelkää aikakriittiset nyt ja palatkaa muihin silloin, kun niille on oikea hetki — pitkän aikavälin lista käydään läpi kvartaalisuunnittelussa.
Toimi
Löytyikö ratkaisu? Luo tehtävät niille tiimin jäsenille, jotka toteuttavat sen, ja lisää muistiinpanot kontekstiksi, jotta tekijä tietää mitä päätettiin eikä vain mitä hänen pitää tehdä.
Merkitse toistuva aihe
Tämä ei ole alkuperäisessä. Kun sama aihe palaa listalle kolmannen kerran, se merkitään toistuvaksi ja siitä ehdotetaan pitkän aikavälin asiaa tai kvartaalitavoitetta — oire lakkaa vasta kun juurisyy saa omistajan.
Sama työkalu, toinen näkökulma
Tunnista, keskustele ja ratkaise: asioista tekoja
Toisen sivun sanoitus samoista kyvykkyyksistä.
Priorisoi asiat
Lisää keskustelunaiheita
Klikkaa mitä tahansa tehtävää, tavoitetta tai välietappia ja luo siitä asia seuraavaan palaveriin.
Agendalle
Luo asioita sitä mukaa kun ne tulevat mieleen ja käsittele ne viikkopalaverissa.
Ratkaise asiat nopeammin
Keskity kiireellisiin aiheisiin ensin. Kirjaa muistiinpanot ja pilko ne toimenpiteiksi.
Mene asiaan
Etsi ratkaisuja
Käykää viikon asiat läpi yhdessä päästäksenne todellisiin ratkaisuihin ja seuraaviin askeliin.
Pidä se mielessä
Päättäkää onko kyseessä lyhyen vai pitkän aikavälin asia; käsitelkää aikakriittiset nyt.
Toimi
Löytyikö ratkaisu? Luo tehtävät toteuttajille ja lisää muistiinpanot kontekstiksi.
Aino asioissa
Aino etsii kaavan sieltä, missä ihminen näkee vain yksittäisiä ongelmia.
Lue lisää- Ryhmittelee samaa juurisyytä koskevat asiat yhteen.
- Kertoo kun sama aihe on noussut esiin useasti eri sanoin.
- Ehdottaa tarkentavia kysymyksiä ennen ratkaisua, kun keskustelu on jäämässä oireeseen.
- Tunnistaa asiat, jotka kuuluisivat toiselle tiimille.
Tässä osiossa
Syvemmälle
Kolme kysymystä ennen ratkaisua
Kevyt rakenne, joka estää tiimiä ratkaisemasta oiretta kolmatta kertaa.
- Mikä on todellinen ongelma tämän takana?
- Mistä tiedämme sen ratkenneen?
- Kuka omistaa lopputuloksen?
- Vastaukset jäävät asiaan pysyvästi
Resurssit
Aineistot, joilla pääset alkuun
Asioiden lyhyt opas
Asiat-työkalu tuo tarkoituksen kaikkiin tiimi- ja suunnittelupalavereihin. Asia voi olla muutakin kuin este tiellä — se voi olla idea, mahdollisuus tai aihe, jota kannattaa tutkia. Opas antaa yleiskuvan työkalusta ja vinkit siihen, miten olennaiset asiat tunnistetaan ja ratkaistaan. Mukana on myös kolmen kysymyksen sarja, jolla erotetaan oire juurisyystä ennen kuin ratkaisuun käytetään aikaa, ja lyhyt kuvaus siitä, miksi lista jossa on yli viisitoista avointa asiaa ei ole lista vaan varasto.
Lue lisääMiten teet jostakin asian
Näin siirrät mittarin, tavoitteen tai tehtävän asialistalle yhdellä painikkeella. Muista lisätä asioita pitkin viikkoa, jotta palaverissa on käsiteltävää.
Miten lähetät ja vastaanotat asioita tiimien välillä
Palaverissa voi käydä ilmi, että toinen tiimi on paremmassa asemassa ratkaisemaan asian. Lähetys- ja vastaanottotoiminto antaa delegoida asian näkyvyyttä menettämättä.
Miten arkistoit tavoitteita, asioita ja tehtäviä
Voit arkistoida kohteen, jos haluat säilyttää siihen kirjatut tiedot. Se ei enää näy nykyisellä listalla, mutta se on tallessa myöhempää tarkastelua varten.
Kaikissa työkaluissa
Näiden lisäksi jokaisessa työkalussa
Nämä eivät ole yhden työkalun ominaisuuksia vaan koko työtilan. Kahdeksan ensimmäistä vastaavat sitä, mitä alkuperäinen lupaa jokaisella tuotesivullaan; neljä viimeistä ovat meidän lisäyksiämme.
Tässä työkalussa ne tarkoittavat
Asioiden priorisointi
Nosta nopeasti esiin tärkeimmät esteet, mahdollisuudet ja keskusteltavat aiheet.
Täysin muokattavissa
Järjestä tiimin, palaverin tai aikavälin mukaan — räätälöi näkymä työnkulkuusi.
Tee siitä asia
Muuta mikä tahansa tehtävä, tavoite tai mittarirvi asiaksi yhdellä klikkauksella.
Viestien ketjutus
Jaa asioita tiimien välillä, jotta oikeat ihmiset ratkaisevat ongelmat oikealla tasolla.
Toimii puhelimessa
Kirjaa ja käy läpi asioita millä tahansa laitteella, jottei mikään katoa tai viivästy.
Kommentointi
Lisää keskustelumuistiinpanot, seuraavat askeleet tai päätökset suoraan asiaan.
Sisällön vienti
Lataa ja arkistoi asioita tarkastuksia, katselmuksia tai offline-keskustelua varten.
Koosteet ja muistutukset
Pysy linjassa koosteilla ja hälytyksillä, jotka pitävät ratkaisemattomat asiat mielessä.
Asioiden priorisointi
Pisteytä asiat yhdestä viiteen ja käsittele kiireellisimmät ensin — järjestys päivittyy koko tiimille samalla sekunnilla.
Täysin muokattavissa
Muokkaa palaveriagendat, työkalujen nimet, sarakkeet ja näkymät omaan kieleesi. Nimeäminen on asetus, ei koodimuutos.
Tee siitä asia
Klikkaa mitä tahansa riviä ja tee siitä asia, tehtävä tai keskustelunaihe menettämättä yhteyttä alkuperäiseen kohteeseen.
Viestien ketjutus
Lähetä tehtäviä, asioita ja signaaleja tiimien välillä. Vastaanottaja näkee alkuperän ja lähettäjä näkee, mitä sille tapahtui.
Toimii puhelimessa
Sama työtila selaimessa työpöydällä ja puhelimessa. Palaverin voi myös vetää puhelimella, ei vain katsella.
Kommentointi
Lisää muistiinpano mihin tahansa kohteeseen. Kommentit pysyvät kohteen mukana arkistoon asti.
Sisällön vienti
Tulosta mikä tahansa näkymä PDF:ksi ja vie data CSV- tai Excel-muotoon. Data on sinun, myös lähtiessäsi.
Koosteet ja muistutukset
Palaverikooste sähköpostiin heti lopetuksen jälkeen, ja muistutus erääntyvistä kohteista ennen määräpäivää.
Muutoshistoria
Jokainen muutos on kirjattu: kuka, mitä, milloin ja mikä oli edellinen arvo. Tätä alkuperäisessä ei ole.
Kaksikielisyys
Koko työtila suomeksi ja englanniksi, myös kentät ja sarakeotsikot. Alkuperäinen on saatavilla vain englanniksi.
Näppäimistöohjaus
Luo, määritä ja sulje kohteita näppäimistöltä. Palaverin vetäjän ei tarvitse etsiä hiirtä kesken keskustelun.
Avoin rajapinta
Luku- ja kirjoitusrajapinta jokaiseen kohteeseen kaikissa paketeissa — ei vain kalleimmassa.
Usein kysytyt kysymykset
Liittyvät työkalut
Viikkopulssi
Viikkopulssi on ajastettu agenda, joka vie tiimin samaa reittiä joka viikko: signaalit, mittaristo, tavoitteet, tehtävät ja asiat. Tehtävät syntyvät keskustelussa, ja yhteenveto lähtee itsestään.
Tutustu työkaluunTehtävät
Tehtävä on pieni sopimus kollegan kanssa. Se syntyy palaverissa, tavoitteesta, asiasta tai mittarista, ja se sulkeutuu vasta kun se on tehty.
Tutustu työkaluunInsights
Insights kokoaa tavoitteet, palaverit, tehtävät, asiat ja keskustelut yhdeksi näkymäksi ja nostaa esiin sen, mikä on jumissa. Jokaisesta rivistä voi tehdä tavoitteen, tehtävän tai asian poistumatta näkymästä.
Tutustu työkaluunNeljä paikkaa kvartaalissa
Otamme neljä yritystä kvartaalissa. Hakemus vie kymmenen minuuttia, ja vastaamme kahden arkipäivän kuluessa — myös kielteisesti, jos arvioimme ettei tämä sovi teille.