Ihmiset ja prosessi

Yhdistä ihmiset ja tapa tehdä työtä

Rooli ilman prosessia on toivelista. Prosessi ilman roolia on dokumentti. Kun ne kytketään, uusi ihminen pääsee tuottavaksi viikoissa eikä kuukausissa.

Keskustele kanssamme Katso työkalut

3–7

vastuuta roolia kohden

6–10

ydinprosessia

30 pv

perehdytyspolun mitta

Kaksi kysymystä ratkaisee useimmat organisaation kitkakohdat: kuka vastaa tästä, ja miten tämä tehdään. Ensimmäiseen vastaa vastuukartta, toiseen prosessikirjasto. Erikseen ne ovat hyödyllisiä; yhdessä ne ovat perehdytysjärjestelmä, laatujärjestelmä ja kasvun suunnitteluväline. Rooli kertoo mitä osaamista tarvitaan, osaaminen osoittaa materiaaliin, materiaali kuvaa prosessin, ja prosessi on ajettavissa. Ketju toimii myös toiseen suuntaan: kun prosessi muuttuu, tiedät ketä se koskee.

Ongelma

Neljä tapaa, joilla tämä pettää

Aukko

Vastuu on kahden välissä

Molemmat luulevat toisen hoitavan sen, kunnes asiakas huomauttaa.

Hiljainen tieto

Työ osataan mutta sitä ei ole kirjattu

Yksi ihminen osaa, ja kun hän lähtee, osaaminen lähtee mukana.

Hidas perehdytys

Uusi ihminen oppii katsomalla

Kolme kuukautta ennen kuin hän tekee työtä itsenäisesti.

Vaihtelu

Sama työ, eri lopputulos

Laatu riippuu tekijästä, koska tapa ei ole sovittu.

Ratkaisu

Neljä askelta, samassa järjestyksessä

Piirrä rakenne toimintoina

Ennen nimiä: mitä tässä yrityksessä pitää tapahtua, jotta se toimii.

Vastuukartta

Rooli ennen henkilöä

3–7 vastuuta roolia kohden, lopputuloksina.

Aukkoanalyysi

Omistamaton vastuu näkyviin

Aino etsii sekä aukot että päällekkäisyydet.

Luonnokset

Ensi vuoden rakenne

Suunnittele rinnalla ja ota käyttöön kun on aika.

Kirjaa se, mitä osataan

Prosessi kirjoitetaan niin, että joku muu pystyy sen perusteella tekemään työn.

Prosessit

Vaiheet ja vastuut

6–10 ydinprosessia riittää useimmille yrityksille.

Tietopankki

Ohjeet ja koulutukset

Omistaja ja tarkistusväli jokaiselle dokumentille.

Aino

Haastattelu tekijältä

Prosessi kirjoitetaan kysymys kerrallaan, ei tyhjästä sivusta.

Kytke ne toisiinsa

Rooli osoittaa osaamiseen, osaaminen materiaaliin, materiaali prosessiin.

Osaamiskartta

Mitä rooli vaatii

Tasot: perehtyvä, itsenäinen, opettava.

Perehdytyspolku

Roolikohtainen, ei yleinen

30 päivää suunniteltuna, esihenkilölle oma lista.

Suoritukset

Ajettava tarkistuslista

Uusi ihminen tekee työn listan kanssa ensimmäiset kerrat.

Pidä kytkentä elossa

Kun rooli muuttuu, materiaalin pitää muuttua — ja päinvastoin.

Tarkistusvälit

Vanheneminen näkyviin

Tarkistuksesta syntyy tehtävä omistajalle itsestään.

Keskustelut

Kehitys osaamista vasten

Kvartaalikeskustelussa on jotain konkreettista.

Automaatiot

Muutos tavoittaa oikeat

Prosessin muutoksesta ilmoitus niille, joiden rooli sen kattaa.

Itsearviointi

Onko tämä teidän ongelmanne?

Kolme kysymystä, joihin vastaamalla tiedätte kannattaako tätä sivua lukea pidemmälle. Emme väitä, että jokainen ongelma on tämä.

Voitteko nimetä jokaiselle ydinprosessille omistajan?

Silloin rakenne on olemassa. Tarkistakaa onko se myös kirjattuna.

Kuinka kauan uudella ihmisellä kestää tehdä työ itsenäisesti?

Jos ette tiedä, se on ensimmäinen mittari joka kannattaa lisätä.

Liittyvät ratkaisut

Näkyvyys

Näe mitä oikeasti tapahtuu

Johtaminen ilman näkyvyyttä on arvailua nopealla tahdilla. Kun tavoitteet, luvut ja asiat ovat yhdessä paikassa, kysymys «missä mennään» saa vastauksen ilman kokousta.

Lue lisää

Suunnittelu

Yhdistä suunnittelu ja tekeminen

Suunnittelupäivä tuottaa energian. Kaksi viikkoa myöhemmin energia on poissa ja kalenteri näyttää samalta kuin ennen. Tämä sivu kertoo, miten se katkaistaan.