Kenelle
Kaikille. Tämä on ainoa opas, joka kannattaa lukea koko tiimin kanssa.
Tehtävätyökalu kokoaa toimenpiteet palavereista, tavoitteista, asioista ja mittaristosta yhteen paikkaan. Opas antaa perusteet: tehtävä on sopimus, jonka olet tehnyt kollegan tai tiimin kanssa, ja tehtävien loppuunsaattaminen pitää koko organisaation aikataulussa. Se käsittelee myös sen, miten tehtävä kirjoitetaan niin että tekijä tietää milloin se on valmis, ja miksi seitsemää päivää pidempi määräaika johtaa lähes aina myöhästymiseen.
Sisältö
Yksi ihminen, alle viikko
Jos tehtävä vaatii kaksi ihmistä tai kaksi viikkoa, se ei ole tehtävä vaan tavoite väärässä paikassa.
Verbi ja lopputulos
«Selvitä hinnoittelu» ei kerro milloin on valmis. «Lähetä hinnastoehdotus johtoryhmälle» kertoo.
Konteksti mukaan
Lisää muistiinpano siitä, mitä pyydettiin ja miksi. Kolmen viikon kuluttua otsikko yksin ei riitä kenellekään.
Myöhässä olevan lukeminen
Matala toteuma johtuu useimmiten liian isoista tehtävistä tai liian monesta samanaikaisesta sitoumuksesta. Molemmat ovat suunnitteluongelmia.
Toistuvat tehtävät
Jos sama tehtävä syntyy joka viikko käsin, tee siitä toistuva ja katso sarjan historiaa: myöhästymiset kasautuvat yleensä samalle viikonpäivälle.
Kolme tavallisinta virhettä
Kaiken kirjaaminen tehtäväksi
Asia, josta on ensin päätettävä, ei ole tehtävä. Se päätyy listalle ja jää sinne kolmeksi kuukaudeksi.
Automaattinen siirto
Myöhässä olevan tehtävän siirtäminen automaattisesti tekee myöhästymisestä näkymätöntä, ja näkyvyys on työkalun ainoa hyöty.
Toteuman käyttäminen arviointiin
Toteumaprosentti kertoo tehdäänkö sitä mistä sovittiin, ei kuinka kovasti kukin tekee töitä. Sekoittaminen tuhoaa luvun.
Neljän viikon jälkeen toteumaprosentti on tiedossa ja se on noussut, koska tehtävät ovat pienentyneet eivätkä ihmiset kiirehtineet.
Neljä paikkaa kvartaalissa
Otamme neljä yritystä kvartaalissa. Hakemus vie kymmenen minuuttia, ja vastaamme kahden arkipäivän kuluessa — myös kielteisesti, jos arvioimme ettei tämä sovi teille.