Tehtävät
Lupaus, jolla on nimi ja päivämäärä
Tehtävä on pieni sopimus kollegan kanssa. Se syntyy palaverissa, tavoitteesta, asiasta tai mittarista, ja se sulkeutuu vasta kun se on tehty.
Tehtävälista ei ole projektinhallintaa. Se on lyhyt lista sitoumuksia, jotka on tarkoitus sulkea seitsemässä päivässä. Jos jokin ei sulkeudu kahdessa viikossa, se ei ole tehtävä vaan tavoite tai asia — ja järjestelmä sanoo sen ääneen. Tämä ero pitää listan käyttökelpoisena: viikkopalaverissa käydään läpi sitoumusten toteutumisprosentti, ei kaikkia keskeneräisiä töitä.
Ongelma
Mikä menee pieleen ilman tätä
Lista kasvaa loputtomiin
Kaikki työ päätyy samalle listalle, joten lista lakkaa kertomasta mitään.
Konteksti katoaa
«Soita Marialle» kolmen viikon takaa. Kukaan ei muista miksi.
Kukaan ei mittaa pitävyyttä
Tiimi lupaa kaksitoista asiaa viikossa ja tekee viisi, eikä kukaan huomaa kaavaa.
Käytännössä
Mitä tästä seuraa
Mitä muuttuu ensimmäisenä
Ensimmäinen muutos on totuus määräpäivistä. Useimmissa tiimeissä uskotaan, että tehtävät tehdään ajallaan, koska myöhässä olevat eivät näy missään. Kun kaikki tehtävät ovat yhdessä näkymässä omistajineen ja määräpäivineen, todellinen osumaprosentti tulee näkyviin ensimmäisen viikon jälkeen, ja se on lähes aina matalampi kuin arvattiin. Se ei ole huono uutinen vaan lähtötaso, jota vasten mitataan.
Mitä näet kuukauden jälkeen
Kuukauden jälkeen näkyy tehtävien kokojakauma, ja siitä paljastuu tavallisin syy myöhästymisille: tehtäviä, jotka eivät ole tehtäviä. «Uudista verkkosivut» ei ole tehtävä vaan kvartaalitavoite, joka on kirjattu väärään paikkaan, ja se myöhästyy joka viikko koska sitä ei voi tehdä valmiiksi yhdessä istunnossa. Työkalu merkitsee kohteet, jotka ovat olleet auki yli kolme viikkoa, ja ehdottaa niiden nostamista tavoitteeksi.
Mitä saat
Näin se toimii
Näe kuka tekee mitä
Tehtävä on sopimus, ei muistiinpano. Se syntyy siitä hetkestä, jossa joku sanoi tekevänsä jotain, ja se kantaa mukanaan kaiken mitä tekijä tarvitsee ymmärtääkseen mitä häneltä pyydettiin.
Määritä tehtäviä
Luo tehtäviä sitä mukaa kun niitä nousee esiin viikon aikana tai palaverissa. Klikkaa mitä tahansa aihetta ja tee siitä toimenpide, jolloin yhteys alkuperäiseen kohteeseen säilyy.
Lisää yksityiskohdat ja konteksti
Sisällytä muistiinpanot, määräpäivä, linkit ja liitteet, jotta tiimin jäsenet tietävät tarkalleen mitä on tehtävä — eikä kukaan joudu palaamaan kysymään mitä tällä tarkoitettiin.
Pysy aikataulussa
Seuraa tehtävien toteumaa ja määräpäiviä, jotta jokainen on vastuussa omista sitoumuksistaan ja osuuksistaan — luku on tiimin yhteinen eikä yksilön arvostelu.
Näe mistä tehtävä syntyi
Tämä ei ole alkuperäisessä. Jokainen tehtävä muistaa lähteensä: mistä palaverista, asiasta, mittarista tai tavoitteesta se syntyi ja kuka sen pyysi. Kontekstia ei tarvitse etsiä uudelleen kolmen viikon kuluttua.
Mikään ei putoa väleistä
Tehtävät katoavat kahdesta syystä: ne unohtuvat tai ne kuuluvat jollekulle toiselle eikä kukaan siirrä niitä. Tämä osa poistaa molemmat.
Lähetä eteenpäin
Onko tehtävä toiselle osastolle? Luo tehtävä, lisää konteksti muistiinpanoina ja määritä se kenelle tahansa organisaatiossa — lähettäjä näkee mitä sille tapahtui.
Saa muistutukset
Kytke tekstiviesti- tai sähköposti-ilmoitukset pian erääntyville tehtävillesi, jottet enää missaa määräpäivää tai unohda tehtävää kokonaan.
Tehkää yhdessä
Määritä tehtävälle useampi tekijä silloin, kun työhön tarvitaan monta ihmistä — vastuuhenkilö pysyy silti yhtenä, jotta tiedetään kuka vastaa valmistumisesta.
Toistuvat tehtävät
Tämä on alkuperäisessä vain kalleimmassa paketissa. Meillä toistuva tehtävä on kaikissa paketeissa: viikoittain, kuukausittain tai omalla rytmillä, ja toteumahistoria säilyy sarjana.
Sama työkalu, toinen näkökulma
Kirjaa ja saata loppuun se mikä on olennaista
Toisen sivun sanoitus samoista kyvykkyyksistä.
Näe kuka tekee mitä
Määritä tehtäviä
Luo tehtäviä palavereissa tai suoraan tavoitteista, asioista ja mittaristosta.
Lisää yksityiskohdat ja konteksti
Sisällytä muistiinpanot, määräpäivät, linkit ja liitteet, jotta koko tiimi tietää mitä odotetaan.
Pysy aikataulussa
Seuraa toteumaa ja määräpäiviä, jotta jokainen vastaa omista sitoumuksistaan.
Mikään ei putoa väleistä
Lähetä eteenpäin
Onko tehtävä toiselle osastolle? Luo se, lisää konteksti ja määritä kenelle tahansa organisaatiossa.
Saa muistutukset
Sähköposti- ja sovellusmuistutukset auttavat saamaan tehtävät valmiiksi ajallaan.
Tehkää yhdessä
Määritä yksi tehtävä usealle ihmiselle, jos työ edellyttää jaettua vastuuta.
Aino tehtävissä
Aino pitää listan siistinä, jotta ihmiset voivat keskittyä sen sisältöön.
Lue lisää- Tunnistaa kaksoiskappaleet ja ehdottaa yhdistämistä.
- Muotoilee epämääräisen muistiinpanon tehtäväksi, jolla on todennettava lopputulos.
- Ehdottaa oikeaa omistajaa vastuukartan perusteella.
- Kertoo mikä tehtävä estää tavoitteen etenemistä juuri nyt.
Tässä osiossa
Syvemmälle
Yksi näkymä omaan viikkoon
Kaikki tiimit yhdellä sivulla: mitä olet luvannut, mikä erääntyy tänään ja mikä on jo myöhässä.
- Tehtävät, virstanpylväät ja tavoitteet kaikista tiimeistä
- Päivän ja viikon näkymä
- Henkilökohtaiset tehtävät erillään tiimin listasta
- Näkymä toimii myös puhelimella kokonaan
Resurssit
Aineistot, joilla pääset alkuun
Tehtävien lyhyt opas
Tehtävätyökalu kokoaa toimenpiteet palavereista, tavoitteista, asioista ja mittaristosta yhteen paikkaan. Tämä opas antaa perusteet: tehtävä on sopimus, jonka olet tehnyt kollegan tai tiimin kanssa, ja tehtävien loppuunsaattaminen pitää koko organisaation aikataulussa. Opas käsittelee myös sen, miten tehtävä kirjoitetaan niin että tekijä tietää milloin se on valmis, miksi seitsemää päivää pidempi määräaika johtaa lähes aina myöhästymiseen, ja miten myöhässä olevien tehtävien listaa luetaan syyttelemättä ketään.
Lue lisääMiten asetat tekstiviesti- tai sähköposti-ilmoitukset
Voit saada tekstiviesti- tai sähköpostimuistutuksia pian erääntyvistä tavoitteista ja tehtävistä, jotta mikään ei putoa väleistä eikä määräpäivä unohdu.
Miten luot ja määrität tehtäviä
Yleinen luontipainike antaa lisätä tehtäviä, asioita, tavoitteita ja signaaleja yhdellä napilla, myös kesken tiimipalaverin.
Miten lisäät henkilökohtaisia tehtäviä
Haluatko luoda itsellesi yksityisen tehtävän? Näin teet henkilökohtaisia tehtäviä, jotka eivät näy tiimipalavereissa.
Kaikissa työkaluissa
Näiden lisäksi jokaisessa työkalussa
Nämä eivät ole yhden työkalun ominaisuuksia vaan koko työtilan. Kahdeksan ensimmäistä vastaavat sitä, mitä alkuperäinen lupaa jokaisella tuotesivullaan; neljä viimeistä ovat meidän lisäyksiämme.
Tässä työkalussa ne tarkoittavat
Asioiden priorisointi
Muuta ratkaisematta jääneet tehtävät asioiksi syvempää keskustelua varten.
Täysin muokattavissa
Säädä kentät, suodattimet ja näkyvyys omaan työnkulkuusi sopiviksi.
Tee siitä asia
Klikkaa mitä tahansa riviä ja tee siitä tehtävä tai keskustelunaihe.
Viestien ketjutus
Tee yhteistyötä lähettämällä tehtäviä tiimien välillä.
Toimii puhelimessa
Määritä ja merkitse tehtäviä valmiiksi liikkeellä ollessasi.
Kommentointi
Lisää päivityksiä, tarkenna seuraavia askeleita ja pidä konteksti lähellä.
Sisällön vienti
Lataa tehtävät jaettavaksi ulkopuolelle tai arkistoitavaksi.
Koosteet ja muistutukset
Pidä tiimi ajan tasalla älykkäillä koosteilla.
Asioiden priorisointi
Pisteytä asiat yhdestä viiteen ja käsittele kiireellisimmät ensin — järjestys päivittyy koko tiimille samalla sekunnilla.
Täysin muokattavissa
Muokkaa palaveriagendat, työkalujen nimet, sarakkeet ja näkymät omaan kieleesi. Nimeäminen on asetus, ei koodimuutos.
Tee siitä asia
Klikkaa mitä tahansa riviä ja tee siitä asia, tehtävä tai keskustelunaihe menettämättä yhteyttä alkuperäiseen kohteeseen.
Viestien ketjutus
Lähetä tehtäviä, asioita ja signaaleja tiimien välillä. Vastaanottaja näkee alkuperän ja lähettäjä näkee, mitä sille tapahtui.
Toimii puhelimessa
Sama työtila selaimessa työpöydällä ja puhelimessa. Palaverin voi myös vetää puhelimella, ei vain katsella.
Kommentointi
Lisää muistiinpano mihin tahansa kohteeseen. Kommentit pysyvät kohteen mukana arkistoon asti.
Sisällön vienti
Tulosta mikä tahansa näkymä PDF:ksi ja vie data CSV- tai Excel-muotoon. Data on sinun, myös lähtiessäsi.
Koosteet ja muistutukset
Palaverikooste sähköpostiin heti lopetuksen jälkeen, ja muistutus erääntyvistä kohteista ennen määräpäivää.
Muutoshistoria
Jokainen muutos on kirjattu: kuka, mitä, milloin ja mikä oli edellinen arvo. Tätä alkuperäisessä ei ole.
Kaksikielisyys
Koko työtila suomeksi ja englanniksi, myös kentät ja sarakeotsikot. Alkuperäinen on saatavilla vain englanniksi.
Näppäimistöohjaus
Luo, määritä ja sulje kohteita näppäimistöltä. Palaverin vetäjän ei tarvitse etsiä hiirtä kesken keskustelun.
Avoin rajapinta
Luku- ja kirjoitusrajapinta jokaiseen kohteeseen kaikissa paketeissa — ei vain kalleimmassa.
Usein kysytyt kysymykset
Liittyvät työkalut
Viikkopulssi
Viikkopulssi on ajastettu agenda, joka vie tiimin samaa reittiä joka viikko: signaalit, mittaristo, tavoitteet, tehtävät ja asiat. Tehtävät syntyvät keskustelussa, ja yhteenveto lähtee itsestään.
Tutustu työkaluunKvartaalitavoitteet
Kvartaalitavoite on lupaus, jolla on omistaja, päivämäärä ja mitattava lopputulos. Pilko se virstanpylväiksi, näe se palaverissa ja tee siitä asia heti kun se alkaa liukua.
Tutustu työkaluunAsiat ja SDR
Asialista on paikka, johon kaikki kirjataan: este, idea, mahdollisuus tai kysymys. Palaverissa ne priorisoidaan ja ratkaistaan kolmen askeleen kautta — ja ratkaisusta syntyy tehtävä.
Tutustu työkaluunNeljä paikkaa kvartaalissa
Otamme neljä yritystä kvartaalissa. Hakemus vie kymmenen minuuttia, ja vastaamme kahden arkipäivän kuluessa — myös kielteisesti, jos arvioimme ettei tämä sovi teille.