Ihmiset
Vastuualue, jota kukaan ei omista
Organisaatiokaavio ei näytä sitä. Se löytyy kahdessa tunnissa, ja se selittää suuremman osan viivästyksistä kuin mikään yksittäinen ihminen.
Kun organisaation rakenne piirretään ensimmäistä kertaa vastuualueina eikä laatikkoina, esiin tulee kaksi asiaa lähes joka kerta. Ensimmäinen on vastuualue, jonka kaksi ihmistä luulee omistavansa. Toinen on vastuualue, jota kukaan ei omista. Jälkimmäinen on kiinnostavampi, koska se on ollut olemassa pidempään eikä kukaan ole huomannut sitä.
Miksi se ei näy
Organisaatiokaavio kertoo kuka raportoi kenelle. Se ei kerro mistä kukin vastaa, ja juuri se on ainoa kysymys jolla on merkitystä työn tekemisen kannalta. Laatikko, jossa on nimi ja nimike, ei kerro kenellekään mitään siitä kenen puoleen käännytään.
Omistajaton vastuualue ei myöskään tuota valitusta. Työ tehdään jotenkin — joku tekee sen kiireessä, joku muu tekee sen toisella tavalla, ja lopputulos vaihtelee. Vaihtelu on hitaampi oire kuin puuttuminen, ja siksi sitä ei diagnosoida.
Miten se löytyy
Piirtäkää rakenne ilman nimiä. Kirjoittakaa jokaiselle roolille kolmesta viiteen vastuualuetta muodossa verbi ensin, lopputulos perässä: «vastaa siitä, että laskutus lähtee kolmen päivän sisällä toimituksesta». Substantiivi yksinään, kuten «laskutus», on aihepiiri eikä vastuualue.
Lisätkää nimet vasta lopuksi. Jos nimet lisätään ensin, kartta sovitetaan ihmisiin sen sijaan että ihmiset sovitettaisiin rakenteeseen, ja silloin aukko ei tule esiin — se peittyy sen alle, mitä ihmiset jo tekevät.
Toinen löydös: kuusi vastuualuetta yhdellä
Kartta paljastaa myös vastakkaisen tilanteen. Kun yksi ihminen kantaa kuutta vastuualuetta ja kaksi niistä on eri toiminnoista, kyse ei ole ahkeruudesta vaan puuttuvasta roolista. Tämä on rekrytointiperuste, jonka voi näyttää jollekulle — ja se on huomattavasti halvempi tapa huomata asia kuin se, että hän irtisanoutuu ja kuusi vastuualuetta jää tyhjilleen samana päivänä.
Kummankaan löydöksen kohdalla ei kannata tehdä päätöstä samassa istunnossa. Kirjatkaa ne asioiksi ja käsitelkää seuraavassa palaverissa, kun ensimmäinen reaktio on ohi.
Miksi kartta vanhenee
Kerran vuodessa päivitetty kartta on väärässä suurimman osan vuodesta, ja väärä kartta on huonompi kuin ei karttaa — se antaa väärän vastauksen sen sijaan että ohjaisi kysymään. Päivittäkää kvartaaleittain ja aina kun joku aloittaa, lopettaa tai vaihtaa roolia.
Ja pitäkää se avoimena koko organisaatiolle. Kartta, jota kaikki eivät näe, ei auta ketään löytämään oikeaa ihmistä, eli sen ainoa käytännön hyöty katoaa.
Varatkaa kaksi tuntia ja piirtäkää rakenne vastuualueina ilman nimiä. Kirjatkaa löytyneet aukot ja päällekkäisyydet asioiksi. Älkää tehkö päätöksiä samassa istunnossa.
Liittyvät työkalut
Vastuukartta
Vastuukartta kuvaa yrityksen toimintoina, ei henkilöinä. Jokaisella roolilla on nimetyt vastuut, ja jokainen vastuu kytkeytyy tavoitteisiin, mittareihin ja prosesseihin.
Tutustu työkaluunKeskustelut ja arvioinnit
Viikoittaiset kahdenkeskiset, kvartaalikeskustelut ja vuosiarvioinnit yhdellä rakenteella. Molemmat vastaavat samoihin kysymyksiin, vastaukset näkyvät rinnakkain ja kaikki arkistoituu.
Tutustu työkaluunLisää samasta aiheesta
Kysyminen ilman seurausta
Henkilöstökysely, joka ei johda mihinkään, heikentää kulttuuria enemmän kuin kysymättä jättäminen. Vastausprosentti kertoo sen ennen kuin kukaan sanoo sitä ääneen.
Lue lisääNeljä paikkaa kvartaalissa
Otamme neljä yritystä kvartaalissa. Hakemus vie kymmenen minuuttia, ja vastaamme kahden arkipäivän kuluessa — myös kielteisesti, jos arvioimme ettei tämä sovi teille.