Osa 4 · Luku 13
Jos kaikki lähtisivät huomenna
Prosessikirjasto riskirekisterinä
Luettelo prosesseista joita ei ole kuvattu on käytännössä sama kuin luettelo yrityksen riskeistä.
Kysymys kuulostaa dramaattiselta ja on käytännöllinen: jos kaikki lähtisivät huomenna, voisiko uusi ihminen astua sisään ja ajaa pelikirjan? Vastaus ei ole kyllä tai ei vaan luettelo niistä prosesseista joiden kohdalla vastaus on ei. Se luettelo on huomattavasti hyödyllisempi kuin erikseen kirjoitettu riskirekisteri, koska se on konkreettinen ja koska se on korjattavissa.
Kuvaaminen kannattaa aloittaa siitä prosessista joka aiheuttaa eniten uudelleentekemistä, ei siitä joka on helpoin kuvata. Helpoin on lähes aina se, jonka joku on jo päässään järjestänyt — eli se josta on vähiten hyötyä. Kallein virhe on se jota ei huomata ennen kuin asiakas huomaa sen.
Oikea tarkkuustaso on kapea. Riittävän tarkka, jotta uusi ihminen pystyy; ei niin tarkka että ohje vanhenee kuukaudessa. Käytännön mittari: jos vaihe muuttuu useammin kuin kerran kvartaalissa, se on kuvattu liian tarkasti. Jos uusi ihminen ei pysty toimimaan sen perusteella, liian karkeasti.
Kolme kohtaa
Kahdeksasta kahteentoista
Enemmän tarkoittaa että kuvaatte myös työtä jota ei tarvitse kuvata, ja se on tavallisin syy sille että kirjasto vanhenee kenenkään huomaamatta.
Aja, älä vain lue
Kuvaus jota ei ajeta ei kerro noudatetaanko sitä. Suoritusten historia kertoo, ja se on ainoa tapa löytää vanhentunut kohta.
Ohitus on tietoa
Toistuva ohitus samassa kohdassa tarkoittaa lähes aina että ohje on väärä eikä tekijä. Korjaa ohje.
Kirjoita ylös kolme prosessia, joiden kohdalla vastaus kysymykseen on ei. Valitse niistä se joka aiheuttaa eniten uudelleentekemistä ja varaa sille kaksi tuntia ensi viikolla.
Liittyvät työkalut
Prosessit
Prosessikirjasto kuvaa, miten työ tehdään, ja tekee kuvauksesta ajettavan: jokainen suoritus on oma tarkistuslistansa, jolla on aikaleima, tekijä ja todiste.
Tutustu työkaluunTietopankki
Tietopankki pitää sisällään ohjeet, koulutukset ja perehdytyspolut. Materiaali kytkeytyy rooleihin ja osaamisiin, joten jokainen näkee mitä juuri hänen pitää osata.
Tutustu työkaluunNeljä paikkaa kvartaalissa
Otamme neljä yritystä kvartaalissa. Hakemus vie kymmenen minuuttia, ja vastaamme kahden arkipäivän kuluessa — myös kielteisesti, jos arvioimme ettei tämä sovi teille.