Prosessit
Ydinprosessit kirjattuna ja ajettavina
Prosessikirjasto kuvaa, miten työ tehdään, ja tekee kuvauksesta ajettavan: jokainen suoritus on oma tarkistuslistansa, jolla on aikaleima, tekijä ja todiste.
Prosessidokumentti, jota kukaan ei avaa työn aikana, on kalvo. Erotamme kaksi asiaa: prosessin kuvauksen, joka muuttuu harvoin, ja prosessin suorituksen, joka tapahtuu joka kerta kun työ tehdään. Kuvauksesta syntyy ajettava lista yhdellä klikkauksella. Suoritus jättää jäljen — kuka teki, milloin, ja mitä liitteitä siitä syntyi — joten laatu ja auditointi eivät ole erillinen projekti.
Ongelma
Mikä menee pieleen ilman tätä
Epäyhtenäiset lopputulokset
Lopputulos riippuu siitä, kuka työn tekee. Sama tilaus, sama asiakas ja sama viikko tuottavat eri tuloksen sen mukaan kenen käsiin ne osuvat, eikä eroa huomata ennen kuin asiakas huomaa sen.
Aukot perehdytyksessä
Erityisesti perehdytyksessä ja roolin vaihtuessa. Uusi ihminen oppii sen version, jonka hänen vierustoverinsa sattuu muistamaan, ja versio hajoaa jokaisella siirrolla vähän lisää.
Pullonkaulat
Ihmisistä tulee yksittäisiä kriittisiä pisteitä. Kun yksi henkilö on ainoa joka osaa tehdä jonkin asian, hänen lomansa on riski ja hänen irtisanoutumisensa on kriisi.
Vastuun puute
Epäselvät vastuut tai epäselvät vaiheet johtavat siihen, ettei kukaan ole väärässä eikä kukaan ole vastuussa, koska kukaan ei sopinut kenen vaihe se oli.
Uudelleentekeminen ja tehottomuus
Asioita putoaa väleistä ja sama työ tehdään toisen kerran. Uudelleentekeminen ei näy missään mittarissa, koska se näyttää tavalliselta työltä.
Kasvun vastustus
Työtä ei voi delegoida eikä automatisoida, koska sitä ei ole kuvattu. Kasvun este ei tällöin ole markkina vaan se, ettei työtä voi antaa kenellekään muulle.
Käytännössä
Mitä tästä seuraa
Mitä muuttuu ensimmäisenä
Ensimmäinen muutos tapahtuu kirjoittamisen aikana, ei sen jälkeen. Kun prosessi kuvataan vaiheittain, esiin nousee lähes poikkeuksetta kaksi asiaa: vaihe, jonka kaksi ihmistä tekee eri tavalla ilman että kumpikaan tiesi siitä, ja vaihe jota kukaan ei enää tee vaikka se on ollut ohjeessa vuosia. Kumpikaan ei näy tekemällä työtä, koska työ sujuu molemmissa tapauksissa — se sujuu vain eri tavalla eri päivinä.
Mitä näet vuoden jälkeen
Vuoden jälkeen kysymys, joka kannattaa esittää, on tämä: jos kaikki lähtisivät huomenna, voisiko uusi ihminen astua sisään ja ajaa pelikirjan? Vastaus ei ole kyllä tai ei vaan luettelo niistä prosesseista, joiden kohdalla vastaus on ei. Se luettelo on käytännössä sama kuin luettelo yrityksen riskeistä, ja se on huomattavasti hyödyllisempi kuin riskirekisteri joka on kirjoitettu erikseen.
Mitä saat
Näin se toimii
Muuta tieto toistettavaksi järjestelmäksi
Prosessit muuttavat yrityksen tiedon toistettaviksi järjestelmiksi — niin että se mikä toimii skaalautuu, eikä se mikä skaalautuu hajoa. Tietyssä vaiheessa sinnikkyys ei enää riitä: epämuodolliset tavat, hiljainen tieto ja kiertotiet alkavat hidastaa.
Yhtenäistä arvokkain työ
Kuvaa se, miten arvokkain työ tehdään kaikissa tiimeissä: myynti, perehdytys, rekrytointi, toimitus ja viestintä. Prosessi ei koske kaikkea työtä vaan sitä työtä, jonka virhe maksaa eniten.
Luo opetettavia järjestelmiä
Rakenna toistettavia järjestelmiä, jotka eivät ole yksittäisten ihmisten varassa. Mittari on yksinkertainen: voiko uusi ihminen tehdä työn ohjeen perusteella ilman että kysyy keneltäkään.
Paranna laatua ja nopeutta
Dokumentointi ja automaatio yhdessä nostavat laatua ja nopeutta. Kuvattu vaihe voidaan automatisoida; kuvaamatonta ei voi, ja siksi dokumentointi on automaation edellytys eikä sen vaihtoehto.
Ajettava tarkistuslista
Tämä ei ole alkuperäisessä. Prosessi ei ole vain luettava dokumentti vaan ajettava: käynnistät suorituksen, merkitset vaiheet tehdyiksi ja jokainen suoritus jää historiaan. Näet siis myös sen, noudatetaanko prosessia — ei vain sitä, että se on olemassa.
Poista epäselvyys, älä lisää byrokratiaa
Hyvät prosessit eivät lisää byrokratiaa — ne poistavat epäselvyyttä. Ne auttavat tiimejä liikkumaan nopeammin, keskittymään paremmin ja kasvamaan fiksummin.
Selkeytä odotukset ja vastuut
Jokaisella vaiheella on omistaja ja jokaisella prosessilla vastuuhenkilö. Vaihe ilman omistajaa on kohta, jossa työ pysähtyy ilman että kukaan huomaa sen pysähtyneen.
Anna tiimien keskittyä uuteen
Kun toistuva työ on kuvattu, tiimin ajattelu vapautuu uudistamiseen sen sijaan että se kuluisi pyörän keksimiseen uudelleen joka kerta hieman eri tavalla.
Rakenna perusta kasvulle
Skaalautuva kasvu edellyttää, että työ voidaan antaa jollekin toiselle. Prosessikirjasto on se kohta, jossa tämä joko on mahdollista tai ei ole.
Poikkeamat näkyviin
Tämä ei ole alkuperäisessä. Kun suorituksessa ohitetaan vaihe, ohitus kirjataan syineen. Toistuva ohitus samassa kohdassa tarkoittaa yleensä, että ohje on väärässä eikä tekijä.
Aino prosesseissa
Aino auttaa kirjoittamaan prosessin ja kertoo mikä siinä ei toimi, kun suorituksia on kertynyt.
Lue lisää- Luonnostelee prosessin haastattelemalla tekijää kysymys kerrallaan.
- Tunnistaa vaiheen, jossa suoritukset jäävät useimmin kesken.
- Ehdottaa yksinkertaistuksia, kun kaksi prosessia on lähes sama.
- Vertaa kuvausta suorituksiin: mitä oikeasti tehdään toisin.
Tässä osiossa
Syvemmälle
Tarkistuslista siellä missä työ on
Kaikki työ ei tapahdu näytön ääressä. Suorituksen pitää toimia myös silloin kun verkkoa ei ole.
- Toimii offline ja synkronoi kun yhteys palaa
- Valokuva todisteena suoraan vaiheeseen
- Suuret kosketuskohteet ja luettava kontrasti
- QR-koodi käynnistää oikean prosessin
Resurssit
Aineistot, joilla pääset alkuun
Prosessin kuvaamisen opas
Opas kertoo, miten ensimmäinen prosessi kuvataan kahdessa tunnissa ja miksi se kannattaa aloittaa siitä, joka aiheuttaa eniten uudelleentekemistä eikä siitä joka on helpoin kuvata. Se käy läpi vaiheen oikean tarkkuustason — riittävän tarkka jotta uusi ihminen pystyy, ei niin tarkka että ohje vanhenee kuukaudessa — sekä sen, kuinka monta prosessia yrityksellä oikeasti kannattaa olla. Vastaus on useimmiten kahdeksasta kahteentoista, ja opas kertoo miten ne tunnistetaan siitä joukosta, joka tuntuu tarpeelliselta.
Lue lisääProsessi luo vapautta
Miksi kuvattu työ ei kahlitse vaan vapauttaa, ja miksi vastustus prosesseja kohtaan johtuu lähes aina siitä, että aiemmat prosessit oli kirjoitettu valvontaa varten.
Ydinprosessien hallinta tunnistuksesta käyttöönottoon
Miten tunnistat ne prosessit, jotka oikeasti kannattaa kuvata, ja miten ne viedään käyttöön niin että niitä myös noudatetaan kolmen kuukauden kuluttua.
Viisi salaisuutta tulipalojen ehkäisyyn
Toistuva kiiretilanne ei ole sattumaa vaan kuvaamattoman prosessin oire. Näin tunnistat sen prosessin, joka tuottaa eniten yllätyksiä.
Kaikissa työkaluissa
Näiden lisäksi jokaisessa työkalussa
Nämä eivät ole yhden työkalun ominaisuuksia vaan koko työtilan. Kahdeksan ensimmäistä vastaavat sitä, mitä alkuperäinen lupaa jokaisella tuotesivullaan; neljä viimeistä ovat meidän lisäyksiämme.
Asioiden priorisointi
Pisteytä asiat yhdestä viiteen ja käsittele kiireellisimmät ensin — järjestys päivittyy koko tiimille samalla sekunnilla.
Täysin muokattavissa
Muokkaa palaveriagendat, työkalujen nimet, sarakkeet ja näkymät omaan kieleesi. Nimeäminen on asetus, ei koodimuutos.
Tee siitä asia
Klikkaa mitä tahansa riviä ja tee siitä asia, tehtävä tai keskustelunaihe menettämättä yhteyttä alkuperäiseen kohteeseen.
Viestien ketjutus
Lähetä tehtäviä, asioita ja signaaleja tiimien välillä. Vastaanottaja näkee alkuperän ja lähettäjä näkee, mitä sille tapahtui.
Toimii puhelimessa
Sama työtila selaimessa työpöydällä ja puhelimessa. Palaverin voi myös vetää puhelimella, ei vain katsella.
Kommentointi
Lisää muistiinpano mihin tahansa kohteeseen. Kommentit pysyvät kohteen mukana arkistoon asti.
Sisällön vienti
Tulosta mikä tahansa näkymä PDF:ksi ja vie data CSV- tai Excel-muotoon. Data on sinun, myös lähtiessäsi.
Koosteet ja muistutukset
Palaverikooste sähköpostiin heti lopetuksen jälkeen, ja muistutus erääntyvistä kohteista ennen määräpäivää.
Muutoshistoria
Jokainen muutos on kirjattu: kuka, mitä, milloin ja mikä oli edellinen arvo. Tätä alkuperäisessä ei ole.
Kaksikielisyys
Koko työtila suomeksi ja englanniksi, myös kentät ja sarakeotsikot. Alkuperäinen on saatavilla vain englanniksi.
Näppäimistöohjaus
Luo, määritä ja sulje kohteita näppäimistöltä. Palaverin vetäjän ei tarvitse etsiä hiirtä kesken keskustelun.
Avoin rajapinta
Luku- ja kirjoitusrajapinta jokaiseen kohteeseen kaikissa paketeissa — ei vain kalleimmassa.
Usein kysytyt kysymykset
Liittyvät työkalut
Tietopankki
Tietopankki pitää sisällään ohjeet, koulutukset ja perehdytyspolut. Materiaali kytkeytyy rooleihin ja osaamisiin, joten jokainen näkee mitä juuri hänen pitää osata.
Tutustu työkaluunVastuukartta
Vastuukartta kuvaa yrityksen toimintoina, ei henkilöinä. Jokaisella roolilla on nimetyt vastuut, ja jokainen vastuu kytkeytyy tavoitteisiin, mittareihin ja prosesseihin.
Tutustu työkaluunAutomaatiot
Kun tämä tapahtuu, tee tuo. Automaatiot hoitavat rutiinin — muistutukset, siirrot, luonnit ja raportit — ilman että kukaan muistaa tehdä ne.
Tutustu työkaluunNeljä paikkaa kvartaalissa
Otamme neljä yritystä kvartaalissa. Hakemus vie kymmenen minuuttia, ja vastaamme kahden arkipäivän kuluessa — myös kielteisesti, jos arvioimme ettei tämä sovi teille.